【书面告知函该怎么写】在日常工作中，书面告知函是一种常见的正式沟通方式，用于向相关方传达重要信息、通知事项或提出建议。撰写一份规范、清晰、有效的书面告知函，不仅有助于提升专业形象，还能避免因信息不清导致的误解或纠纷。
以下是对“书面告知函该怎么写”的总结与指导，结合实际写作要点和格式要求，以表格形式呈现，便于理解和参考。
一、书面告知函的基本结构
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | 明确、简洁，如“书面告知函”或“关于……的告知函” |
| 收件人信息 | 包括单位名称、部门、负责人姓名等 |
| 发件人信息 | 包括单位名称、部门、联系人及联系方式 |
| 日期 | 告知函发出的日期 |
| 正文内容 | 说明告知事项、背景、依据、具体要求或建议 |
| 落款 | 发件单位盖章或负责人签字 |
| 附件（如有） | 如有相关文件或资料，可列明 |
二、书面告知函的写作要点
| 写作要点 | 具体说明 |
| 明确目的 | 告知函应明确告知什么内容，目的是什么，避免模糊不清 |
| 语言简洁 | 使用正式、简洁的语言，避免冗长和口语化表达 |
| 逻辑清晰 | 按照“背景—事实—要求—期望”的顺序组织内容 |
| 语气得体 | 根据告知对象的身份调整语气，既保持专业又不失礼貌 |
| 依据充分 | 若涉及政策、合同或法规，需注明依据来源 |
| 留有余地 | 在提出要求时，适当给予对方回应或处理的时间 |
三、书面告知函的常见类型
| 类型 | 适用场景 | 示例 |
| 通知类 | 通知会议、活动、变更等 | “关于2025年第一季度培训安排的通知” |
| 提醒类 | 提醒对方履行义务或注意事项 | “关于按时提交材料的提醒函” |
| 催办类 | 催促对方完成某项工作 | “关于尽快完成项目验收的催办函” |
| 协商类 | 与对方进行沟通或协商 | “关于合作方案调整的协商函” |
四、书面告知函的注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 避免使用模糊词汇 | 如“可能”“大概”等，应明确表达 |
| 确保信息准确 | 所有数据、时间、条款必须核实无误 |
| 保留书面记录 | 建议发送后保留副本，并通过邮件或快递等方式确认送达 |
| 依法合规 | 若涉及法律问题，建议由法律顾问审核 |
五、示例模板
书面告知函
致：XX公司
发件人：XX单位
日期：2025年4月5日
尊敬的XX公司：
根据双方于2024年12月签订的合作协议，我方现就有关事项作出如下告知：
1. 由于近期市场环境变化，我方决定对原定计划进行调整；
2. 调整后的方案已附后，请贵司于2025年4月15日前予以确认；
3. 若有异议，可及时与我方联系，以便进一步协商。
感谢贵司一直以来的支持与配合！
此致
敬礼！
XX单位
联系人：张XX
联系电话：123-4567-8901
（盖章）
附件：调整方案草案
通过以上总结与表格形式的展示，可以更清晰地了解如何撰写一份标准、专业的书面告知函。在实际应用中，应根据具体情况灵活调整内容和格式，确保信息传达准确、有效。