【跟单文员必做的表格】在日常工作中，跟单文员是连接客户与公司内部的重要桥梁。为了确保订单处理的准确性和高效性，跟单文员需要使用多种表格来跟踪订单状态、管理客户信息、记录沟通内容等。以下是跟单文员日常工作中必须使用的表格，这些表格不仅有助于提升工作效率，还能有效避免信息遗漏或错误。
一、订单跟踪表
| 序号 | 订单编号 | 客户名称 | 下单日期 | 产品名称 | 数量 | 单价 | 总金额 | 订单状态 | 跟单人 | 备注 |
| 1 | 20240101 | A公司 | 2024-01-01 | 产品A | 50 | 200 | 10,000 | 已确认 | 张三 | 无 |
| 2 | 20240102 | B公司 | 2024-01-02 | 产品B | 30 | 300 | 9,000 | 生产中 | 李四 | 需加急 |
说明：该表格用于记录每一个订单的基本信息和当前状态，方便及时跟进和调整生产安排。
二、客户信息登记表
| 序号 | 客户名称 | 联系人 | 联系电话 | 邮箱地址 | 所属行业 | 合作历史 | 备注 |
| 1 | A公司 | 王经理 | 13800000000 | a@company.com | 制造业 | 有合作 | 需定期回访 |
| 2 | B公司 | 刘主管 | 13900000000 | b@company.com | 贸易业 | 新客户 | 首次下单 |
说明：该表格用于整理客户的基本信息，便于后续联系与维护客户关系。
三、沟通记录表
| 日期 | 客户名称 | 联系人 | 沟通方式 | 沟通内容 | 处理结果 | 跟进人 | 备注 |
| 2024-01-05 | A公司 | 王经理 | 电话 | 订单延期问题 | 已协商新交期 | 张三 | 需再次确认 |
| 2024-01-06 | B公司 | 刘主管 | 邮件 | 产品规格疑问 | 已回复样品 | 李四 | 待确认 |
说明：该表格用于记录每次与客户的沟通情况，确保信息可追溯，避免重复沟通。
四、发货跟踪表
| 订单编号 | 客户名称 | 发货日期 | 物流公司 | 运单号 | 实际送达日期 | 是否签收 | 备注 |
| 20240101 | A公司 | 2024-01-10 | 顺丰快递 | SF123456 | 2024-01-12 | 是 | 无 |
| 20240102 | B公司 | 2024-01-11 | 中通快递 | ZT789012 | 2024-01-13 | 否 | 未收到 |
说明：该表格用于记录产品的发货情况，确保客户能及时收到货物，并对异常情况进行处理。
五、异常订单处理表
| 订单编号 | 客户名称 | 异常类型 | 异常描述 | 处理措施 | 处理人 | 处理时间 | 结果 |
| 20240103 | C公司 | 产品缺货 | 产品A库存不足 | 调整交期 | 王五 | 2024-01-07 | 已确认 |
| 20240104 | D公司 | 物流延误 | 运输途中延误 | 重新安排物流 | 赵六 | 2024-01-08 | 已解决 |
说明：该表格用于记录订单中出现的异常情况，并明确责任人和处理流程，确保问题尽快解决。
总结
作为跟单文员，掌握并熟练使用上述五类表格，不仅能提高工作效率，还能增强工作条理性与专业性。每一张表格都承载着重要的信息，是日常工作中不可或缺的工具。建议根据企业实际需求，适当调整表格内容和格式，以达到最佳的管理效果。